Rejestracja od poniedziałku do piątku w godzinach: 7.30 - 18.00

Wojskowa Specjalistyczna Przychodnia Lekarska

Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Świnoujściu

Wojskowa Specjalistyczna Przychodnia
Lekarska SPZOZ
72-600 Świnoujście, ul. Kapitańska 8-8B
Regon: 810079240, NIP: 855-146-22-90
Dnia 24.09.2024

Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

w Wojskowej Specjalistycznej Przychodni Lekarskiej SPZOZ w Świnoujściu

Zatwierdzam
Dyrektor  WSPL SPZOZ
Wrzesień 2024

Niniejsza wewnętrzna procedura zostaje wprowadzona w Wojskowej Specjalistycznej Przychodni Lekarskiej SP ZOZ w Świnoujściu w związku z wymaganiami wprowadzonymi Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii i implementacją tej Dyrektywy do krajowego porządku prawnego i w związku z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928). 

§1 

Cel Procedury

  1. Określenie bezpiecznych, wewnętrznych kanałów informacyjnych służących jawnemu lub poufnemu składaniu zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa powszechnie obowiązującego oraz regulacji wewnętrznych obowiązujących w WSPLSP ZOZ.
  2. Określenie sposobu ochrony Sygnalistów.
§2 

Definicje

1. WSPL SP ZOZ - Wojskowa Specjalistyczna Przychodnia Lekarska Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Świnoujściu, mieszcząca się przy ul. Kapitańska 8-8B, 72-600 Świnoujście, reprezentowana przez Dyrektora Przychodni, będącego jednocześnie administratorem danych osobowych, zwana dalej Przychodnią.

2. Ministerstwo Obrony Narodowej - Departament Wojskowej Służby Zdrowia - organ nadrzędny, któremu podlega WSPL SP ZOZ w Świnoujściu, z siedzibą przy al. Niepodległości 218, 00-911 Warszawa, reprezentowany przez Dyrektora Departamentu,

3. Sygnalista - Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:
1) pracownik;
2) pracownik tymczasowy;
3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4) przedsiębiorca;
5) prokurent;
6) akcjonariusz lub wspólnik;
7) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
8) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
9) stażysta;
10) wolontariusz;
11) praktykant;
12) osoba przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub już po ich ustaniu ;za pośrednictwem dostępnych kanałów zgłaszania nieprawidłowości występujących w Przychodni.

4. Naruszenie prawa - oznacza działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
a) korupcji;
b) zamówień publicznych;
c) usług, produktów i rynków finansowych;
d) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
t) ochrony środowiska;
g) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
h) zdrowia publicznego;
i) ochrony prywatności i danych osobowych;
j) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
k) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;1) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązanych z dziedzinami wskazanymi w ww. lit. a-m.

5. Zgłoszenie - zgłoszenie wewnętrzne lub zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 roku i w niniejszej Procedurze.

6. Zgłoszenie wewnętrzne - informacja o zidentyfikowanym przez Sygnalistę działaniu lub zaniechaniu będącym naruszeniem prawa, procedur i standardów etycznych obowiązujących w Przychodni, zgłoszona przez jeden z dostępnych kanałów informacyjnych.

7. Zgłoszenie zewnętrzne - oznacza ustne lub pisemne przekazanie Dyrektorowi Departamentu Wojskowej Służby Zdrowia, Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo innemu organowi publicznemu informacji o zidentyfikowanym przez Sygnalistę działaniu lub zaniechaniu będącym naruszeniem prawa, procedur i standardów etycznych obowiązujących w Przychodni.

8. Kanały informacyjne - wewnętrzne rozwiązania, organizacyjne i techniczne, służące do zgłaszania nieprawidłowości w Przychodni.

9. Pełnomocnik ds. zgłoszeń naruszeń prawa - osoba powołana przez Dyrektora Przychodni, której zadania określa § 9 niniejszej procedury, zwana dalej Pełnomocnikiem.

10. Zespół ds. naruszeń prawa - Zespół powołany przez Dyrektora Przychodni, do którego zadań należy w szczególności przeprowadzanie postępowań wyjaśniających, działań następczych dotyczących Zgłoszenia wewnętrznego, zwany dalej Zespołem.

11. Postępowanie wyjaśniające - postępowanie prowadzone w związku ze złożonym Zgłoszeniem według wymogów określonych w Procedurze.

12. Działania następcze - oznacza działania podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w Zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem Zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli, postępowania administracyjnego lub wniesienie oskarżenia.

13. Działania odwetowe - działania lub zaniechania, które prowadzą do pogorszenia sytuacji Sygnalisty i zostały podjęte w związku z ujawnieniem przez tę osobę nieprawidłowości.

14. Informacja zwrotna - przekazanie Sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych oraz powodów takich działań.

15. Pseudonimizacja - oznacza przetworzenie danych osobowych w taki sposób, by nie można ich było już przypisać konkretnej osobie, której dane dotyczą, bez użycia dodatkowych informacji, pod warunkiem, że takie dodatkowe informacje są przechowywane osobno i są objęte środkami technicznymi i organizacyjnymi uniemożliwiającymi ich przypisanie zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.

§3
Ochrona sygnalisty

1. Procedura określa ochronę Sygnalisty przed ewentualnymi działaniami odwetowymi; o charakterze represyjnym, dyskryminującym lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania, mogącymi być następstwem Zgłoszenia.
 
2. Ochronie podlega Sygnalista, który dokonał Zgłoszenia w dobrej wierze. Zgłoszenie nie może skutkować działaniami odwetowymi lub innymi niepożądanymi działaniami wobec Sygnalisty polegającymi w szczególności na: 
  1) odmowie nawiązania stosunku pracy; 
  2) wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy; 
  3) nie zawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, 
  4) nie zawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony -  w przypadku gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa; 
  5) obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę; 
  6) wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu; 
  7) pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń; 
  8) przeniesieniu na niższe stanowisko pracy; 
  9) zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych; 
  10) przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków Sygnalisty; 
  11) niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy; 
  12) negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy; 
  13) nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze; 
  14) przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu; 
  15) dyskryminacji; 
  16) niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu; 
  17) wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe; 
  18) nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują w danym przypadku możliwość  skierowania pracownika na takie badania; 
  19) działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego  porozumienia sektorowego lub branżowego; 
  20) spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu; 
  21) wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Sygnalisty. jeżeli te działania nie są  spowodowane realizacją prawnego obowiązku ciążącego na Przychodni lub okolicznościami obiektywnymi, w tym związanymi z nienależytym wykonywaniem lub  niewykonywaniem obowiązków pracowniczych przez Pracownika. 
  
3. Z ochrony przed Działaniami odwetowymi korzystają także: 
  1) osoby pomagające Sygnaliście dokonać zgłoszenia, 
  2) inne osoby powiązane z Sygnalistą, które mogą doświadczyć Działań odwetowych w kontekście związanym z pracą na rzecz Przychodni. 

4. Sygnalista, w przypadku wystąpienia działań odwetowych, niezwłocznie zawiadamia o tym fakcie Pełnomocnika ds. zgłoszeń naruszeń prawa. 

5. Sygnaliści dokonujący Zgłoszenia w złej wierze lub dokonujący Zgłoszenia nadużycie, nie podlegają ochronie przewidzianej w niniejszej Procedurze.

§4
Poufność Zgłoszeń

1. Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie swoich danych. W przypadku braku takiej zgody informacje dotyczące Sygnalisty mają charakter poufny. 
2. Poufny charakter mają również informacje dotyczące: 
  1) tożsamości osoby, której dotyczy zgłoszenie naruszenia prawa; 
  2) postępowania wyjaśniającego; 
  3) korespondencji (niezależnie od jej formy) pomiędzy Sygnalistą, a Pełnomocnikiem. 

3. Ochrona poufności informacji, o których mowa powyżej jest zapewniona w szczególności poprzez: 
  1) ograniczenie obiegu dokumentów zawierających ww. informacje wyłącznie do osób będących członkami Zespołu, 
  2) zapewnienie bezpieczeństwa i poufności poczty tradycyjnej skierowanej do Przychodni i zaadresowanej do Pełnomocnika ds. zgłoszeń pod warunkiem, że Zgłoszenie przekazywane w tym trybie jest wysyłane z adnotacją na kopercie „Zgłoszenie naruszenia. Do rąk własnych Pełnomocnika ds. zgłoszeń", 
  3) zapewnienie bezpieczeństwa i poufności poczty elektronicznej do przekazywania Zgłoszeń, którą obsługuje wyłącznie Pełnomocnik. 
  4) zobowiązanie się Pełnomocnika oraz innych członków Zespołu do zachowania poufności. 

4. Pełnomocnik niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia nadaje numer sprawie zgodnie z kolejnością zgłoszeń w Rejestrze zgłoszeń. Numer Zgłoszenia będzie wykorzystany jako identyfikator sprawy zgłoszonej przez Sygnalistę. 

5. W sytuacji, gdy Sygnalista nie wyraża zgody na ujawnienie jego tożsamości w postępowaniu wyjaśniającym, dokonuje się pseudonimizacji danych Sygnalisty.

§5
Dokonywanie Zgłoszeń wewnętrznych

1. Wzór formularza Zgłoszenia stanowi załącznik nr 4 do niniejszej Procedury. 

2. Zgłoszenia naruszeń Sygnalista dokonuje poprzez dedykowane kanały informacyjne obowiązujące w WSPL SP ZOZ tj.: 
  1) wysyłka w formie elektronicznej na adres mailowy: naruszenia@wspl.swinoujscie.pl , formularza Zgłoszenia, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do niniejszej Procedury. 
  2) wysyłka w formie listowej na adres: Pełnomocnik ds. zgłoszeń naruszeń prawa, Wojskowa Specjalistyczna Przychodnia Lekarska SPZOZ w Świnoujściu, ul. Kapitańska 8-8b, 72-600 Świnoujście; 
  3) przekazanie osobiste Pełnomocnikowi podczas spotkania w siedzibie Przychodni. 
W takim przypadku Pełnomocnik przyjmuje zgłoszenie za pomocą bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia otrzymania wniosku o takie spotkanie za pośrednictwem adresu e-mail na adres naruszenia@wspl.swinoujscie.pl lub ustnego zgłoszenia wniosku o spotkanie. Zgłoszenie ustne potwierdzone jest protokołem stanowiącym załącznik nr 5 do niniejszej Procedury; 

3. Zgłoszenie może mieć charakter: 
  1) Poufny - w przypadku, gdy Zgłoszenie zawiera dane Sygnalisty, który nie wyraża zgody na ujawnienie Jego tożsamości. Dane te są chronione przed dostępem osób nieupoważnionych oraz poprzez dokonanie pseudonomizacji zgłoszenia. 
  2) Jawny - w przypadku, gdy Sygnalista wyraża zgodę na ujawnienia swojej tożsamości. Dane te są chronione przed dostępem osób nieupoważnionych, ale w tym przypadku podstawą do ujawnienia danych w postępowaniu wyjaśniającym jest wyraźna, pisemna zgoda Sygnalisty. 

4. Formularz Zgłoszenia stanowi załącznik nr 4 do Procedury. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności: 
  1) Dane osoby zgłaszającej, w tym: imię i nazwisko, stanowisko lub funkcja oraz adres do kontaktu; 
  2) Zgoda lub jej brak na ujawnienie tożsamości osoby zgłaszającej; 
  3) wskazanie preferowanego kontaktu zwrotnego; 
  4) szczegółowy opis naruszeń wraz z okolicznościami ich zajścia, z datami oraz świadkami, jeżeli tacy występują; 
  5) inne okoliczności i dokumenty istotne dla wyjaśnienia; 
  6) oświadczenie zgłaszającego. 

5. W przypadku Zgłoszeń dokonywanych osobiście (ustnie) Pełnomocnikowi, Pełnomocnik sporządza pisemny protokół przyjęcia Zgłoszenia. Po sporządzeniu protokołu, Pełnomocnik zapewnia osobie dokonującej Zgłoszenia możliwość sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu poprzez Jego podpisanie. Formularz protokołu przyjęcia zgłoszenia ustnego stanowi załącznik nr 5 do Procedury. 

6. Osobą właściwą do otrzymania zgłoszeń jest powołany i upoważniony przez Dyrektora Przychodni Pełnomocnik. 

7. W przypadku odebrania Zgłoszenia przez osobę nieuprawnioną, osoba ta zobowiązana jest niezwłocznie przekazać Zgłoszenie do Pełnomocnika oraz złożyć oświadczenie o poufności. 

8. Na początku każdego dnia roboczego Pełnomocnik jest obowiązany sprawdzać pocztę elektroniczną czy wpłynęło Zgłoszenie o naruszeniu. 

9. Jeśli Zgłoszenie zostało przesłane do Przychodni pocztą tradycyjną, pracownik sekretariatu zobowiązany jest wydać Pełnomocnikowi zamkniętą kopertę nie później niż następnego dnia roboczego po nadejściu przesyłki do siedziby Przychodni. 

10. W terminie 7 dni od dnia otrzymania Zgłoszenia, Pełnomocnik przesyła na podany w Zgłoszeniu adres potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia.

§6
Działania następcze

1. Zgłoszenia są rejestrowane w Rejestrze zgłoszeń, którego wzór określa załącznik nr 9 do niniejszej Procedury. 

2. Zgłoszenia w pierwszej kolejności rozpatrywane są przez Pełnomocnika. 

3. Jeżeli po wstępnej weryfikacji Zgłoszenia Pełnomocnik stwierdzi, że Zgłoszenie nie dotyczy Naruszenia prawa, do którego stosuje się niniejszą Procedurę lub uzna, że Zgłoszenie jest w sposób oczywisty bezzasadne, wówczas w terminie 7 dni od przyjęcia Zgłoszenia, Pełnomocnik informuje Sygnalistę o odmowie wszczęcia postępowania wyjaśniającego. 

4. Jeżeli nie zachodzi przypadek uzasadniający odmowę wszczęcia postępowania, Pełnomocnik jest obowiązany wszcząć postępowanie wyjaśniające. 

5. O wszczęciu postępowania wyjaśniającego Pełnomocnik informuje Dyrektora Przychodni poprzez skierowanie pisemnej informacji w zamkniętej kopercie z adnotacją „Do rąk własnych Dyrektora Przychodni". 

6. W przypadku, gdy Zgłoszenie naruszenia prawa dotyczy Dyrektora Przychodni, Pełnomocnik informuje Dyrektora Departamentu poprzez skierowanie pisemnej informacji w sposób przyjęty w Ministerstwie Obrony Narodowej- Departamencie Wojskowej Służby Zdrowia. 

7. Informacje o Naruszeniu prawa kierowane do Dyrektora Przychodni przekazywane są na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 6 do Procedury. 

8. Pełnomocnik prowadzi postępowanie wyjaśniające z zachowaniem należytej staranności, w sposób bezstronny, z zachowaniem obiektywizmu, poufności oraz poszanowania godności i dobrego imienia osób, których sprawa dotyczy. Wszystkie informacje zawarte w Zgłoszeniu powinny być przez niego wnikliwie sprawdzone oraz obiektywnie ocenione. 

9. W trakcie postępowania wyjaśniającego Pełnomocnik powinien ustalić: Co się wydarzyło. Gdzie. Kiedy. Jak. Jakie narzędzia lub systemy wykorzystano do Naruszenia prawa. Jaki był powód Naruszenia prawa. Kto był zaangażowany w sprawę. 

10. W ramach prowadzonego postępowania wyjaśniającego Pełnomocnik ma prawo do: 
  • dostępu do dokumentów i danych Przychodni, w zakresie niezbędnym do wyjaśnienia sprawy; 
  • uzyskiwania informacji od kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych; 
  • uzyskiwania ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników i zleceniobiorców Przychodni; 
  • dostępu do danych z komputerów i telefonów służbowych Przychodni, z uwzględnieniem zasad w zakresie ochrony prywatności, tajemnicy korespondencji i ochrony danych osobowych;
  • dostępu do danych z monitoringu wizyjnego, z uwzględnieniem zasad w zakresie ochrony prywatności i ochrony danych osobowych;
  • dostępu do pomieszczeń Przychodni w celu dokonania WIZJI lokalnej lub przeszukania i zabezpieczenia dowodów; 
  • korzystania z pomocy Inspektora Ochrony Danych Osobowych Przychodni w Świnoujściu; 
  • konsultowania, w niezbędnym zakresie, uzyskanych informacji i danych z osobą dokonującą Zgłoszenia; 
  • dokonywania ustaleń z Dyrektorem Przychodni lub z kierownikami komórek organizacyjnych, których dotyczy Zgłoszenie, o ile nie stoi to w konflikcie ze zgłoszonym naruszeniem. 

11. Jeśli w toku postępowania wyjaśniającego zaistnieje konieczność skorzystania z wiedzy specjalistycznej (radcy prawnego, eksperta, biegłego), Dyrektor Przychodni - na wniosek Pełnomocnika - może powołać taką osobę lub Zespół do udziału w wyjaśnianiu okoliczności sprawy. 

12. Postępowanie wyjaśniające nie powinno trwać dłużej niż 2 miesiące od momentu Zgłoszenia. 

13. Na podstawie ustaleń poczynionych podczas postępowania wyjaśniającego Pełnomocnik sporządza raport końcowy, który przedkłada Dyrektorowi Przychodni . 
Raport końcowy zawiera opis ustalonego wskutek Zgłoszenia stanu faktycznego, w tym ustalone nieprawidłowości i ich przyczyny, zakres i skutki nieprawidłowości, osoby za nie odpowiedzialne, wnioski oraz analizę ryzyka dla Przychodni wynikających ze Zgłoszenia. Formularz raportu końcowego stanowi załącznik nr 8 do Procedury. 

14. Wraz z raportem końcowym Pełnomocnik przedstawia Dyrektorowi Przychodni rekomendacje co do dalszych działań, którymi, w zależności od wyników postępowania wyjaśniającego, mogą być w szczególności: 
  • zakończenie postępowania wyjaśniającego bez podejmowania dalszych działań (w wypadku niepotwierdzenia się Naruszenia prawa podanego w Zgłoszeniu); 
  • przeprowadzenie rozmowy, zwrócenie uwagi osobie, która dopuściła się Naruszenia prawa; 
  • upomnienie pracownika; 
  • zmiany lub rotacje na stanowiskach; 
  • wnioski prewencyjne o charakterze zarządczym lub organizacyjnym; 
  • zmiany w wewnętrznych procedurach Przychodni; 
  • podjęcie działań cywilnoprawnych, dotyczących np. zawartych umów, naprawienia szkody, wypłacenia odszkodowania; 
  • złożenie wniosku o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego; 
  • złożenie zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa; 
  • i inne. 

15. Na podstawie rekomendacji Pełnomocnika, Dyrektor Przychodni podejmuje odpowiednie decyzje i działania, w szczególności działania reorganizacyjne lub dyscyplinujące. W uzasadnionych przypadkach podejmuje decyzję o przekazaniu informacji wraz ze zgromadzonym materiałem dowodowym do odpowiednich organów państwowych. 

16. Dyrektor Przychodni nie jest związany z rekomendacjami Pełnomocnika, ale w przypadku, gdy decyzja od nich odbiega, Dyrektor Przychodni jest obowiązana przedstawić Pełnomocnikowi na piśmie zasadnicze motywy swojego stanowiska. 

17. W terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia, Pełnomocnik przekazuje Sygnaliście informację zwrotną na temat Zgłoszenia, w tym na temat podjętych działań następczych i powodów takich działań, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu.

§7
Zgłoszenia anonimowe

1. Zgłoszenia naruszenia prawa nie mogą być dokonywane anonimowo. 

2. W przypadku otrzymania Zgłoszenia anonimowego, Pełnomocnik nie podejmuje żadnych działań. 

3. W rejestrze zgłoszeń odnotowuje się fakt zgłoszenia anonimowego

§8
ZZgłoszenia zewnętrzne oraz ujawnienie publiczne

1. Sygnalista może w każdym przypadku zgłosić naruszenie prawa do organu nadzorczego, lub organu publicznego z pominięciem trybów przewidzianych w niniejszej procedurze, w szczególności, gdy: 
  1) nie zostanie przekazana zgłaszającemu w obowiązującym terminie informacja zwrotna bądź, gdy nie zostaną w tym terminie podjęte działania następcze; 
  2) zgłaszający ma uzasadnione podstawy by sądzić, ze naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody; 
  3) dokonanie Zgłoszenia wewnętrznego narazi zgłaszającego na działania odwetowe. 

2. Sygnalista może dokonać ujawnienia publicznego poprzez podanie do wiadomości publicznej informacji na temat naruszenia. 

3. Informacja o Naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona jako Zgłoszenie zewnętrze, bezpośrednio do Departamentu Wojskowej Służby Zdrowia, do Rzecznika Praw Obywatelskich albo innego organu publicznego. 

4. Zgłoszenie zewnętrzne może nastąpić z pominięciem niniejszej Procedury. 

5. Zgłoszenie zewnętrzne może nastąpić do Ministerstwa Obrony Narodowej - Departamentu Wojskowej Służby Zdrowia:     
  1) pisemnie na adres: Biuro MON, al. Niepodległości 218, 00-911 Warszawa; 
  2) za pośrednictwem ePUAP; 
  3) faksem - nr +48 261 874 490; 
  4) drogą elektroniczną na adres e-mail: skargi@mon.gov.pl 
  5) osobiście w siedzibie Biura MON, al. Niepodległości 218 

6. Zgłoszenie zewnętrzne do Rzecznika Praw Obywatelskich może być wniesione: 
  1) przez Internet: 
    • za pośrednictwem formularza on-line dostępnego na stronie internetowej https://bip.brpo.gov.pl/wniosek; 
    • za pośrednictwem ePuap (Elektroniczna Skrzynka Podawcza:/RPO/SkrytkaESP);  
    • na adres poczty elektronicznej: biurorzecznika@brpo.gov.pl 
  2) pisemnie na adres: Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa; 
  3) osobiście podczas spotkania w Biurze Rzecznika Praw Obywatelskich w Warszawie, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa, tel. (22) 55 17 700.

§9
Pełnomocnik jego funkcje i zadania

1 .Dyrektor Przychodni powołuje Pełnomocnika do prowadzenia spraw związanych z obsługą zgłoszeń naruszeń prawa w Przychodni zgłaszanych przez Sygnalistów. 
2. Pełnomocnik podlega wyłączeniu w sytuacji gdy: 
  1) jest osobą, której dotyczy zgłoszenie, 
  2) jest bezpośrednim podwładnym lub przełożonym osoby, której dotyczy Zgłoszenie 
  3) jest krewnym lub powinowatym osoby, której dotyczy Zgłoszenie; 
  4) w innych przypadkach, w których zachodzi obawa o brak bezstronności Pełnomocnika przy rozpoznaniu Zgłoszenia i prowadzeniu postępowania wyjaśniającego; W takich przypadkach Dyrektor Przychodni powołuje inną osobę na Pełnomocnika do danego zgłoszenia. 

5. Do zadań Pełnomocnika należą w szczególności: 
  1) obsługa administracyjno- biurowa Zgłoszeń; 
  2) przyjmowanie Zgłoszeń; 
  3) potwierdzanie otrzymania Zgłoszeń w ciągu 7 dni od daty otrzymania; 
  4) prowadzenie Rejestru zgłoszeń; 
  5) informowanie Dyrektora Przychodni o zgłoszeniach i prowadzonych postępowaniach wyjaśniających; 
  6) wnioskowanie do Dyrektora Przychodni o powołanie Zespołu ds. naruszeń prawa; 
  7) nawiązywanie kontaktu z Sygnalistą, w celu informowania o postępowaniu w sprawie Zgłoszenia oraz uzyskania uzupełnienia Zgłoszenia;
  8) w przypadku powołania Zespołu ds. naruszeń prawa, koordynacja pracami Zespołu; 
  9) przekazanie Sygnaliście informacji zwrotnej o wynikach postępowania wyjaśniającego w ciągu maksymalnie 3 miesięcy od dnia wpływu Zgłoszenia w sprawie naruszeń.; 
  10) nadzór nad ewentualnymi działaniami odwetowymi w stosunku do Sygnalisty, a w przypadku Zgłoszenia stosowania działań odwetowych, natychmiastowa interwencja.

§10
Zadania Zespołu ds. naruszeń praw

1. Do zadań Zespołu ds. naruszeń prawa należy w szczególności: 
  1) wspieranie Pełnomocnika w prowadzeniu postępowania wyjaśniającego poprzez wydawanie opinii, rekomendacji czy sporządzanie informacji zwrotnej kierowanej do Sygnalisty; 
  2) wskazywanie dokumentów czy dowodów do uzupełnienia przez Sygnalistę; 
  3) przeprowadzenie oceny zebranych dowodów. 

2. Członkiem Zespołu ds. naruszeń prawa nie może być: 
  1) osobą, która dokonała zgłoszenia będącego przedmiotem wyjaśnienia; 
  2) osobą, której dotyczy zgłoszenie naruszenia prawa; 
  3) osobą będąca podwładnym lub przełożonym osoby, której dotyczy zgłoszenie; 
  4) osobą, której udział w postępowaniu wzbudziłby uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności. 

3. W związku z prowadzonym postępowaniem wyjaśniającym członkowie Zespołu ds. naruszeń prawa mają prawo podejmowania wszelkich działań, potrzebnych do wyjaśnienia zgłoszenia, w szczególności do: 
  1) dostępu do dokumentów i danych jednostki, niezbędnych do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego; 
  2) uzyskiwania informacji od pozostałych pracowników; 
  3) uzyskiwania ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników; 
  4) dostępu do danych z monitoringu wizyjnego; 
  5) dostępu do pomieszczeń na terenie WSPL SP ZOZ, celem dokonania wizji lokalnej lub przeszukania i zabezpieczenia dowodów; 
  6) możliwość korzystania z pomocy Inspektora Ochrony Danych Osobowych; 
  7) możliwość konsultowania uzyskanych informacji i danych, z osobą dokonującą Zgłoszenia.

§11
Dostęp i przechowywanie dokumentacji związanej ze Zgłoszeniem

1. Za prowadzenie spraw oraz gromadzenie wszelkiej dokumentacji dotyczącej Zgłoszeń odpowiedzialny jest Pełnomocnik. 

2. Dokumenty dotyczące Zgłoszeń wraz z Rejestrem przechowywane są w zamykanej na klucz szafie, która znajduje się w niedostępnym dla osób trzecich, zamykanym na klucz pomieszczeniu. 

3. Spis prowadzony jest w formie elektronicznej i papierowej. 

4. Dostęp do Zgłoszeń, Rejestru Zgłoszeń i innych dokumentów powiązanych przysługuje wyłącznie: 
  1) Pełnomocnikowi; 
  2) Dyrektorowi o ile nie nastąpi wyłączenie z postępowania wyjaśniającego; 
  3) osobom upoważnionym przez Dyrektora Departamentu zgodnie z obowiązującą w Departamencie procedurą; 
  4) osobom powołanym do Zespołu ds. naruszeń prawa; 
  5) pracownikom służbowo zaangażowanym w proces merytorycznego wyjaśniania sprawy z zakresu Naruszeń prawa - zobowiązanym do zachowania poufności, ale wyłącznie w zakresie spraw, w których brali udział, bez danych osobowych; 
  6) organom ścigania w przypadku ich zawiadomienia. 

5. Przychodnia jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w zgłoszeniach, Rejestrze zgłoszeń i dokumentach powiązanych. 

6. W związku z prowadzonymi postępowaniami wyjaśniającymi Dyrektor Przychodni upoważnia Pełnomocnika, członków Zespołu, powołanych ekspertów, świadków oraz inne osoby zaangażowane w postępowanie wyjaśniające do przetwarzania danych osobowych Sygnalistów oraz innych osób biorących udział w postępowaniach wyjaśniających. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 7 do niniejszej Procedury. 

7. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w Zgłoszeniach, Rejestrze Zgłoszeń i dokumentach powiązanych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. 

8. Za usuwanie danych przechowywanych na dedykowanej skrzynce poczty elektronicznej odpowiedzialny jest Pełnomocnik. 

9. Pełnomocnik, członkowie Zespołu, powołani eksperci, świadkowie oraz inne osoby zaangażowane w postępowanie wyjaśniające Zgłoszenia zobowiązane są do złożenia stosownego oświadczenia o zachowaniu poufności. Załącznik 2 do niniejszej Procedury.

§12
Postanowienia końcowe

1. Procedury nie stosuje się do: 
  1) ochrony informacji niejawnych, 
  2) tajemnicy związanej z wykonywaniem zawodu. 

2. Kierownik jednostki organizacyjnej ( Dyrektor Przychodni) jest zobowiązany zapoznać wszystkich podległych pracowników z postanowieniami niniejszej Procedury. 

3. Dział personalny przekazuje informacje dotyczące Procedury pracownikowi przystępującemu do pracy przed jej rozpoczęciem. 

4. Treść Procedury została przedstawiona i skonsultowana z przedstawicielem pracowników Przychodni (Członek Komisji Socjalnej). 

5. Niniejsza procedura została ogłoszona pracownikom przez kierowników komórek organizacyjnych Przychodni, wyłożona w sekretariacie Przychodni oraz zamieszczona na stronie internetowej Przychodni. 

6. Po zapoznaniu się z procedurą każdy pracownik wypełnia oświadczenie, załącznik nr 1 do Procedury, które jest dołączane do akt personalnych pracownika. 

SPIS ZAŁĄCZNIKÓW: 
Załącznik nr 1 - wzór oświadczenia o zapoznaniu się z Procedurą 
Załącznik nr 2 - wzór zobowiązania uczestnika postępowania wyjaśniającego do poufności 
Załącznik nr 3 - wzór oświadczenia o poufności Pełnomocnika 
Załącznik nr 4 - wzór Zgłoszenia Naruszenia prawa 
Załącznik nr 5 - wzór protokołu przyjęcia ustnego Zgłoszenia Naruszenia prawa 
Załącznik nr 6 - wzór informacji o Zgłoszeniu Naruszenia prawa 
Załącznik nr 7 - wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych 
Załącznik nr 8 - wzór raportu końcowego 
Załącznik nr 9 - wzór Rejestru zgłoszeń

Zarządzenie nr 21/2024 Dyrektora WSPL w Świnoujściu

Skip to content